Online-Dateiverwaltung mit Pydio: Eine Alternative zu Dropbox oder Box?

Pydio: Web-Interface mit Ordnerstruktur, Dateiliste und Vorschau
Pydio: Web-Interface mit Ordnerstruktur, Dateiliste und Vorschau

Pydio im Überblick

Pydio ist ein Dateimanager mit Web-Oberfläche. Bis vor kurzem hiess die Software AjaXplorer (Informationen zur Umbenennung), und sie ist u.a. auf NAS-Produkten von LaCie vorinstalliert. Grundsätzlich kann man Pydio aber auf jedem beliebigen Webserver nutzen, der PHP unterstützt – selbst eine Datenbank ist nicht zwingend erforderlich (die Konfigurationsdaten können aber optional in einer MySQL- oder Sqlite-Datenbank abgelegt werden statt im Filesystem.)

Die Installation ist problemlos, zumal das Installationsskript die Server-Voraussetzungen im Detail prüft und ggf. rückmeldet, welche Komponenten oder Konfigurationen für eine erfolgreiche Installation fehlen. Auch die erste Inbetriebnahme ist weitgehend selbsterklärend, zumal sich die Benutzeroberfläche stark an den Windows Explorer anlehnt: links die Ordnerstruktur, in der Mitte die Dateien des aktuellen Ordners, und rechts die Detailinformationen mit Vorschau der selektierten Datei. Das Hoch- und Herunterladen von Dateien jeglicher Art ist somit schnell erlernt, ebenso das Anlegen von neuen Ordnern und das Kopieren, Verschieben und Löschen von Dateien.

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Booktype: Plattform für das kollaborative Bücherschreiben

Booktype: Übersichtsdarstellung eines Buchs

Ähnlich wie Substance ist Booktype eine Web-Plattform, welche das gemeinschaftliche Schreiben, Überarbeiten und Publizieren von Büchern ermöglicht. Solche Bücher sind in Kapitel gegliedert, welche wiederum zu Sektionen gruppiert werden können. Ansonsten fühlt sich Booktype wie ein einfaches Web-CMS an: In einem Rich-Text-Editor werden die einzelnen Kapitel geschrieben, rudimentär gelayoutet und allenfalls mit Bildern versehen.

Booktype: Differenzdarstellung beim Versionenvergleich

Wird ein bereits bestehendes Kapitel bearbeitet, so legt Booktype automatisch eine neue Version an und ermöglicht es später, die Unterschiede zwischen zwei Versionen anzuzeigen – dies ist insbesondere dann wichtig, wenn mehrere Personen an denselben Textteilen arbeiten.

Booktype: Exportformate

Ist ein Buch fertig, so kann es in unterschiedlichen Formaten exportiert werden: als PDF, E-Book (EPUB oder Kindle) oder editierbares Open Document. Sogar eine Anbindung an den Print-on-demand-Service Lulu.com ist vorhanden, so dass man auch gedruckte Bücher aus Booktype generieren kann.

Hinter Booktype steht Sourcefabric, denen wir bereits Airtime verdanken. Die auf Python und Django basierende Software kann gemäss den Bestimmungen der GNU Affero General Public License frei genutzt werden. Kann oder will man keinen eigenen Server betreiben, so bietet sich www.booki.cc als Alternative an – allerdings nur, wenn man frei verfügbaren Content publizieren will. Ein weiteres Projekt, das auf Booktype basiert, ist FLOSS Manuals, wo Handbücher für freie Software kollaborativ erstellt werden.

Für gemeinschaftlich erstellte Fachbücher ist Booktype eine leicht verständliche und doch ausreichend leistungsfähige Plattform. Manch ein Autor mag sich vielleicht schwer tun, seine Texte in einem Web-Editor zu erfassen, doch kann die eigentliche Schreibarbeit ja weiterhin auch offline in einem Textverarbeitungsprogramm erfolgen. Die eigentliche Stärke des Tools liegt darin, dass man ein Manuskript sehr einfach überarbeiten und dann in verschiedenen Formaten publizieren kann.

Substance: Texte schreiben und publizieren im Web

Substance - web-basiertes Verfassen und Publizieren von Texten

Es ist schwierig, in einem einzigen Satz zu beschreiben, was Substance ist. Die offizielle Definition – a web-based document authoring and publishing platform – ist zwar völlig korrekt, aber zugleich derart abstrakt und unspezifisch, dass sie den Besonderheiten von Substance nicht gerecht wird. Denn schreiben und publizieren kann man auch mit einem Blog, einem Wiki oder Google Docs – Substance jedoch verfolgt ein anderes Konzept.

Zunächst konzentriert sich das Tool ganz auf Inhalte und deren Struktur. So kann man Texte zwar in Kapitel und Abschnitte gliedern, die Möglichkeiten zur Textformatierung hingegen sind ausgesprochen beschränkt. Dies fördert nicht nur die Fokussierung auf das Wesentliche, sondern erleichtert auch die spätere Publikation des Texts in unterschiedliche Ausgabeformate.

Substance fördert das kollaborative Schreiben. So können Texte – sofern sie publiziert sind – von sämtlichen Lesern kommentiert werden. Anders als bei einem Blog steht die Kommentarfunktion nicht bloss für den gesamten Text, sondern pro Abschnitt zur Verfügung, so dass man sehr gezielt Fragen und Verbesserungsvorschläge anbringen kann. Zudem hat der Autor die Möglichkeit, Schreibrechte an bestimmte Personen zu vergeben; diese Co-Autoren können dann den Text nicht nur kommentieren, sondern direkt umschreiben.

Export-Formate von Substance

Ein weiterer Kernfunktionalität von Substance ist die Publikation von Inhalten in unterschiedlichen Formaten. So kann man ein Dokument nicht nur auf www.substance.io bereitstellen, sondern auch in ein Blog einbinden oder in diverse Dateiformate wie z.B. PDF, ODT, RTF, EPUB oder HTML exportieren.

Was an Substance ausserdem auffällt ist die ausgesprochen gepflegte Benutzeroberfläche, die sowohl funktional als auch ästhetisch überzeugt. Auf der anderen Seite ist die Software noch nicht so stabil, dass ich sie guten Gewissens für den produktiven Einsatz empfehlen könnte: Mehrfach hat bei meinen Tests etwas nicht so funktioniert, wie es sollte, und schliesslich habe ich sogar den Entwurf dieses Blog-Artikels – den ich natürlich in Substance schreiben wollte – verloren. Bei einer Version 0.3.6 ist dies aber nicht weiter erstaunlich, und der intensive Einsatz von JavaScript fordert wohl auch seinen Tribut. Substance scheint mir jedenfalls ein sehr vielversprechender Ansatz zu sein, auf dessen Fortschritte man gespannt sein darf. Die Software ist unter der GPL v3 lizenziert und für die nicht-kommerzielle Nutzung kostenlos.

OpenSlides: Software-Lösung für Tagungen und Versammlungen

OpenSlides - Präsentation der Tagesordnung

Lassen Sie sich durch den Namen nicht verwirren: OpenSlides ist nicht etwa eine Open-Source-Alternative zu Microsoft PowerPoint oder Apple Keynote, sondern eine Web-Applikation, um den Informationsfluss auf einem Parteitag, einer Vereinsversammlung oder einer Fachtagung zu managen. Wenn es darum geht, Anträge einzureichen, Kandidaten vorzuschlagen oder Abstimmungen und Wahlen durchzuführen, dann ersetzt OpenSlides die analogen Prozesse durch eine digitale Lösung: Auf einem lokalen Webserver installiert, steht die Plattform via WLAN allen Veranstaltungsteilnehmern vom Notebook, Tablet-PC oder Smartphone aus zur Verfügung. Die Zugriffsrechte können selbstverständlich je nach Rolle des Teilnehmers unterschiedlich gestaltet werden – mit dem Nebeneffekt, dass dass die Benutzerverwaltung von OpenSlides auch gleich eine Teilnehmerverwaltung für die Veranstaltung darstellt. Und natürlich können auch alle Redner ihre Berichte und Präsentationen (da wären wir dann wieder bei den Slides) auf der Plattform ablegen – das spart Zeit, Papier und in der Regel auch Geld.

keworks: Groupware für kleine Agenturen auf TYPO3-Basis

Detailansicht einer Aufgabe in keworks

keworks ist eine kleine Groupware-Lösung, die mehrere bestehende TYPO3-Extensions zu einem Werkzeug für kleine Agenturen und ähnliche Unternehmen kombiniert. keworks verwaltet primär Aufgaben und integriert eine Zeiterfassung (Timesheet). Zudem können Termine und Kontakte gespeichert werden, und für den unternehmensinternen Wissensaustausch stehen ein Wiki und ein Forum zur Verfügung. Ein einfaches Reporting-Modul rundet die Lösung ab.

Diverse Teile von keworks wurden schon früher unter dem Namen ke_troubletickets, ke_yac, ke_contacts ke_forum, ke_userregister und dr_wiki im TER veröffentlicht. Für keworks kommen allerdings Premium-Versionen dieser Extensions zum Einsatz, und gewisse Funktionen wie die Zeiterfassung, der Wochenplan und das Reporting-Modul sind ausschliesslich im keworks-Paket verfügbar. In welcher Form keworks erhältlich ist wird auf der Website allerdings nicht klar – da von einer Premium-Version die Rede ist muss man aber davon ausgehen, dass es sich um ein kostenpflichtiges Produkt handelt.

Soweit man dies aufgrund der Demo-Version beurteilen kann ist keworks eine gut integrierte Lösung mit einer praxisorientierten Ausstattung – wer sowieso mit TYPO3 arbeitet wird sich keworks bestimmt anschauen. Im riesigen Markt der Groupware-, Projektmanagement-, Collaboration- und Intranet-Lösungen gibt es allerdings wesentlich leistungsfähigere und konzeptionell modernere Web-Applikationen. Für eine kleine Agentur kann keworks genau das Richtige sein; wenn sich das Geschäft allerdings entwickelt, wird man bald an die Grenzen dieser Lösung stossen.

Buchpublikation: Drupal Intranets with Open Atrium

Tracy Charles Smith: Drupal Intranets with Open Atrium

Das auf Drupal basierende Open Atrium habe ich in diesem Blog bereits vor einem guten halben Jahr ausführlich besprochen und ausdrücklich empfohlen. Nun ist bei Packt Publishing – einem Verlag, der zahlreiche englischsprachige Titel zu Open Source Software im Programm führt – ein Buch erschienen, das Open Atrium als Intranet-Lösung beschreibt: Drupal Intranets with Open Atrium. Der Autor Tracy Charles Smith arbeitet als Senior Developer bei Phase2, also derjenigen Firma, die auch hinter Open Atrium steht.

Teambox: Gute Basecamp-Alternative mit Open-Source-Lizenz

Die Zahl der web-basierten Projektmanagement-Tools, die sich mehr oder weniger stark von Basecamp haben inspirieren lassen, nimmt laufend zu. Manche versuchen, das Konzept einer übersichtlichen, gefälligen Arbeitsumgebung zu perfektionieren und zu erweitern, andere halten sich sehr eng an das Vorbild.

Teambox gehört in die zweite Kategorie. Wer Basecamp kennt, wird sich hier auf Anhieb zurechtfinden, auch wenn gewisse Dinge anders benannt sind und im Detail anders funktionieren. Teambox kann eine beliebige Anzahl von Projekten von unterschiedlichen Kunden verwalten und stellt hierfür Konversationen (bei Basecamp: Messages), Aufgabenlisten (bei Basecamp: To-Dos), Seiten (bei Basecamp: Writeboards) und Dateien (bei Basecamp: Files) zur Verfügung. Optional kann auf den Projekten eine Zeiterfassung (bei Basecamp: Time) aktiviert werden. Was fehlt sind einzig die Milestones – dafür bietet Teambox nebst der Kalenderdarstellung von Aufgaben auch ein einfaches Gantt-Chart.

Auch in technischer Hinsicht bleibt Teambox nahe beim Original: Die Software basiert auf Ruby on Rails. Obwohl Teambox unter einer Open-Source-Lizenz frei verfügbar ist, dürfte dies für viele Anwender ein Hindernis darstellen, denn während man bei praktisch jedem Billig-Hosting PHP-Unterstützung bekommt, sind Hosting-Angebote mit Ruby on Rails deutlich dünner gesäht. Alternativ kann man Teambox auch als Software as a Service (SaaS) nutzen – aber dann stellt sich sofort die Frage, ob man nicht gleich Basecamp einsetzen will, zumal die Preise vergleichbar sind.

Zusammenfassend kann man sagen, dass Teambox eine reife Projektmanagement-Plattform darstellt, die es durchaus mit Basecamp aufnehmen kann. Die Unterschiede zwischen den beiden betreffen Details, Vor- und Nachteile halten sich die Waage. Bemerkenswert bei Teambox ist u.a. die spezielle Ansicht für Smartphones (Mobile Version) sowie die Möglichkeit, sich mit einem Facebock-, Twitter-, LinkedIn- oder Github-Konto einzuloggen, wogegen das Gantt-Chart nur einen bescheidenen Nutzen bringt und die Zeiterfassung nur beschränkt praxistauglich ist.

Ähnlich wie bei Basecamp zeigt sich auch bei Teambox das Phänomen, dass die einfache, grosszügige Benutzeroberfläche zum Nachteil werden kann, wenn man viele Kunden, viele Projekte, viele Aufgaben, viele Nachrichten und viele Dateien verwalten muss. Bevor man sich also für Teambox entscheidet sollte man die Plattform unbedingt mit einem realen Projekt testen und nicht nur mit einigen wenigen Demo-Tasks.

Wunderlist: Einfache Aufgabenverwaltung mit iPhone-Synchronisation

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Wunderlist ist eine wunderbar einfache To-do List, die sich durch drei Dinge auszeichnet: Erstens ist sie ganz im Look einer Mac-Applikation gestaltet (obwohl es sie auch für Windows gibt). Zweitens können die Aufgaben über ein Online-Konto synchronisiert werden. Und drittens wird es demnächst eine App für iPhone und iPad geben, so dass man seine Aufgabenliste auch unterwegs jederzeit verfügbar hat.

Ansonsten gibt es über Wunderlist nicht viel zu sagen. Aufgaben können mit einem Fälligkeitsdatum versehen, als wichtig markiert und schliesslich abgehakt werden. Als Gruppierungsprinzip gibt es Listen, welche am rechten Fensterrand verwaltet werden. Filtern kann man die Aufgaben bezüglich ihres Fälligkeitsdatums, ihrer Wichtigkeit und ihres Status, ausserdem steht eine Volltextsuche zur Verfügung. Aber mehr ist da nicht.

Für Menschen, welche das Einfache lieben, ist Wunderlist perfekt. Wer hingegen ein Projektmanagement-Tool sucht, ist hier komplett falsch. Wobei die Entwickler von Wunderlist etwas in Arbeit haben, das möglicherweise in diese Richtung gehen könnte. Und so ist denn Wunderlist auch kein ganz gewöhnliches Open-Source-Projekt (auch wenn die Software unter einer Apache-Lizenz steht), sondern eine Arbeitsprobe und ein Werbeträger für das, was das Berliner Startup als “our next big thing” bezeichnet (und das wohl eher keine Open-Source-Lösung werden dürfte). Wer sich daran nicht stört bekommt mit Wunderlist eine absolut gelungene Aufgabenverwaltung für den persönlichen Gebrauch.

EtherPad: Gleichzeitig online am gleichen Textdokument arbeiten

EtherPad

Vor einiger Zeit habe ich in diesem Blog Gobby vorgestellt, ein Texteditor, mit dem mehrere Personen an unterschiedlichen Rechnern gleichzeitig dasselbe Dokument bearbeiten können (Kooperatives Schreiben). Etherpad macht im Prinzip dasselbe, ist aber eine web-basierte Anwendung, während Gobby als Desktop-Software auf jedem beteiligten Rechner installiert werden muss. Nebst der Farbmarkierung – die jeden Text einem Autor zuordnet – kennt EtherPad auch einen Time Slider, über den man die Entstehung eines Textes chronologisch nachvollziehen kann.

Wer schon einmal Google Docs oder Google Wave benutzt hat, kennt das Prinzip. Und wohl nicht zufällig wurde AppJet (das Unternehmen hinter EtherPad) im Dezember 2009 von Google übernommen. Glücklicherweise hat Google aber die Software als Open Source freigegeben, und so sind inzwischen verschiedene Webplattformen entstanden, wo man EtherPad weiterhin nutzen kann, beispielsweise bei typewith.me. Wer möchte kann aber auch den Source Code herunterladen und EtherPad auf einem eigenen Server beitreiben, beispielsweise in einem Intranet.

Open Atrium: Basecamp-Alternative auf Basis von Drupal

Open Atrium: Dashboard

Soviel vorweg: Open Atrium ist eine der spannendsten Entdeckungen, die ich bisher auf meiner Suche nach Open Source Software gemacht habe. Basierend auf Drupal haben die Entwickler von Development Seed eine Plattform gebaut, welche man als Intranet, Extranet und Projektmanagement-Lösung nutzen kann. Dabei hat mich insbesondere interessiert, wie weit der Vergleich mit Basecamp gerechtfertigt ist.

Open Atrium ist ähnlich strukturiert wie die meisten Projektplattformen: Als Administrator kann man eine Anzahl von Gruppen (z.B. für Firmen, Organisationen, Teams) anlegen und ihnen dann Projekte zuweisen. Auf diese Weise kann man beispielsweise als Agentur oder Freelancer mehrere Kunden betreuen, ohne dass sich diese gegenseitig in die Quere kommen. Aber auch im Intranet/Extranet-Umfeld kann es Sinn machen, mehrere Gruppen zu bilden – die Buchhaltung muss ja nicht zwingend die Dokumente der IT einsehen können, und die Geschäftsleitung wird ihre vertraulichen Informationen ebenfalls schützen wollen. Der Einstieg ins System erfolgt über ein Dashboard, das aktuelle Informationen von all jenen Gruppen anzeigt, denen man als Benutzer zugewiesen ist.

Grössere Unterschiede zwischen den verschiedenen Tools gibt es erfahrungsgemäss bei den Funktionalitäten, welche den Projektteams zur Verfügung stehen. Wenn man es auf das Wesentliche reduziert, dann besteht ein Projekt aus einer Anzahl von Aufgaben, welche eine Anzahl von Personen bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt haben müssen. Entsprechend gehört eine Aufgabenverwaltung, ein Personenverzeichnis und ein Terminkalender zu den Kernelementen eines jeden Projektmanagement-Tools. Zudem braucht es ein Kommunikationsmittel, das entweder als Forum oder als Blog mit Kommentarfunktion ausgestaltet sein kann.

Open Atrium: Kopfbereich mit allen verfügbaren Features (Blog, Notizbuch, Aufgabenverwaltung, Shoutbox, Kalender, Mitglieder)

Das ist bei Open Atrium nicht anders, wobei die Aufgabenverwaltung keine simple To-do-Liste ist, sondern eher ein Issue Tracker: Hier kann man Aufgaben kategorisieren, priorisieren, einer Person zuweisen sowie mit Tags (Keywords), Kommentaren und Attachments versehen. Ein Suchformular erlaubt es, die Aufgaben nach allen Parametern zu filtern, so dass man bei einer grösseren Zahl von Aufgaben nicht den Überblick verliert. Für sehr einfache Anwendungen ist dies vielleicht etwas zu viel, für die meisten Projekte scheint es mir aber genau richtig (während Basecamp für meinen Geschmack bei der Aufgabenverwaltung etwas allzu simpel funktioniert).

Open Atrium: Detailansicht einer Aufgabe mit Attachments und Kommentaren

Anhand der Aufgabenverwaltung kann ich gleich noch einige allgemeine Konzepte von Open Atrium erläutern, die auch anderswo wieder auftauchen. Eines davon ist die Benachrichtigung per E-Mail, welche bei jedem Update wahlweise verschickt werden kann. Legt man also eine neue Aufgabe an oder kommentiert eine bestehende Aufgabe, dann kann man dies den entscheidenden Personen per Mausklick mitteilen, ohne deswegen selbst eine E-Mail schreiben zu müssen. Das ist ausgesprochen praktisch, denn viele Projektmitarbeiter schauen selten auf der Projektplattform vorbei und würden ohne Benachrichtigung wichtige Informationen verpassen. Damit sie nicht mit E-Mails überschwemmt werden, können sie in ihren persönlichen Einstellungen festlegen, ob sie Benachrichtigungen sofort oder nur in bestimmten Intervallen erhalten wollen.

Open Atrium: Benachrichtigung von Gruppenmitgliedern

Ein weiteres allgemeines Konzept ist die Versionierung. Ähnlich wie bei einem Wiki wird bei jedem Update eine neue Version angelegt (ausser man wünscht dies ausdrücklich nicht), die man auch noch mit einer Bearbeitungsnotiz versehen kann. Auf diese Weise ist jederzeit nachvollziehbar, wer wann was geändert hat. Das kann helfen, um die Entwicklung eines Themas nachzuvollziehen, es kann aber auch wichtig werden, wenn man sich einmal nicht mehr einig ist, was wann vereinbart wurde.

Open Atrium: Differenzdarstellung des Versionierungsmoduls

Ein drittes durchgehendes Konzept sind Attachments. Man kann also einer Aufgabe, einem Termin oder einem Blog-Artikel eine oder mehrere Dateien anhängen. Dafür gibt es keinen zentrale Dateiablage, was im ersten Moment verwundern mag. In der Praxis ist es aber schon so, dass Dokumente fast immer im Zusammenhang mit einer Aufgabe oder einem Termin stehen oder aber in einem Blog-Artikel beschrieben werden müssen – insofern vermisse ich die klassische Dateiablage nicht.

Termine haben viele Gemeinsamkeiten mit Aufgaben, nur dass sie eben an ein Datum und eine Zeit gebunden sind. Attachments, Kommentare oder Benachrichtigungen gibt es aber auch hier. Die Darstellung der erfassten Termine kann wahlweise als Monatskalender oder als Liste erfolgen. Interessant ist auch die Option, externe Agenden über einen iCal-Feed einzubinden.

Open Atrium: Notizbuchseite mit Inline-Darstellung der Änderungen

Auch Blog-Artikel (welche innerhalb von Open Atrium für den Informationsaustausch sorgen) sind vom Aufbau her mit Aufgaben und Terminen verwandt, somit brauche ich an dieser Stelle nicht viele Worte darüber zu verlieren. Spannender ist das sogenannte Notizbuch, das auf dem Bücher-Konzept von Drupal basiert: Es eignet sich ausgezeichnet, um gemeinsam umfangreiche, strukturierte Dokumente (z.B. Konzepte oder Handbücher) online zu verfassen. Auch hier hilft der Versionierungsmechanismus von Drupal, und es gibt sogar eine Inline-Darstellung der Unterschiede. Notizbücher scheinen mir eine gute Alternative zu einem Wiki oder einer Online-Textverarbeitung im Stil von Google Docs.

Open Atrium: Administrationsbereich

Je länger man sich mit Open Atrium beschäftigt, desto mehr merkt man, dass unter der aufgeräumten, schön gestalteten Oberfläche eine enorme Funktionalität steckt. Schon die Konfigurationsoptionen des Dashboards und der Funktionsmodule (Features) in den Gruppen sind nicht ohne. Und wenn man dann den schwarzen Administrationsbereich im linken Fensterrand einblendet, spürt man endgültig, dass unter der Haube von Open Atrium die geballte Funktionalität von Drupal steckt. Die Entwickler von Open Atrium haben es aber hervorragend verstanden, diese Komplexität vor dem Durchschnittsanwender zu verstecken, ohne deswegen den Power User in seinen Möglichkeiten einzuschränken.

Fazit

Open Atrium ist ohne Zweifel eines der besten Projektmanagement-Tools mit Open-Source-Lizenz auf PHP-Basis. Es sieht attraktiv aus und ist trotz umfangreicher Funktionalität auch für einen Durchschnittsanwender noch bedienbar. Installation und Konfiguration sind für einen halbwegs geübten Administrator intiuitiv und ohne Handbuch möglich.

Der Vergleich mit Basecamp ist nicht falsch, und doch sind die beiden Produkte in diversen Punkten unterschiedlich. Open Atrium ist also keine Basecamp-Kopie, aber ebenfalls dem Konzept einer mandantenfähigen, einfach bedienbaren und visuell attraktiven Projektplattform verpflichtet. Was man derzeit unter der Versionsnummer 1.0 beta 8 herunterladen kann ist ein erstaunlich ausgereiftes System zum Nulltarif, das ich nur empfehlen kann.

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