Task Coach: Leistungsfähige Aufgabenverwaltung für alle Plattformen

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Auch wenn Task Coach die Software-Gattung der Task Managers nicht gerade revolutionieren wird, so ist diese Software in der Summe ihrer Features doch eine bemerkenswerte Lösung. Zu den wichtigsten Eigenschaften gehören:

  • Desktop-Applikation für Windows, Mac OS und Linux.
  • Läuft als Portable App auch ohne Installation ab einem USB Memory Stick.
  • iPhone App (CHF 1.10), welche über WLAN mit dem der Desktop-Applikation synchronisiert werden kann.
  • Sowohl Aufgaben als auch Kategorien können in hierarchischen Strukturen organisiert werden.
  • Timesheet-Funktion: Task Coach zeichnet auf, wie lange man an einem Task gearbeitet hat.
  • Notizen (unabhängig von den Aufgaben, aber ebenfalls in das Kategorienkonzept eingebunden).
  • Aufgaben, Notizen und Kategorien erlauben Dateianhänge.
  • Umfangreiche Such- und Filteroptionen.
  • Kalender- und Timeline-Ansicht.
  • Flexibles Layout mit diversen Ansichten, die als unabhängige Fenster oder angedockt genutzt werden können.

Insgesamt erinnert mich Task Coach an ToDoList. Task Coach ist insgesamt leistungsfähiger, dadurch allerdings auch etwas unübersichtlicher, und gewisse Ansichten (namentlich die mir unverständliche Task Square Map) halte ich persönlich für verzichtbar. Starke Argumente sind dafür die Multi-Plattform-Fähigkeit und die iPhone App.

GTD Theme: WordPress als Projektplattform

Screenshot: WordPress mit GTD Theme

Falls Sie das obige WordPress-Theme GTD entfernt an BaseCamp oder andere Collaboration Tools erinnert, dann ist das nicht ganz zufällig. Tatsächlich hatten die Entwickler von GTD das Ziel, WordPress als einfache Projektplattform einzusetzen. Im Vergleich zu einem normalen Blog bietet ihr Ansatz folgende Vorteile:

  • Beiträge können direkt im Frontend publiziert werden (kein Login im Backend erforderlich).
  • Beiträge können mit Attachments versehen werden.
  • Bei der Publikation eines Beitrags kann der Autor entscheiden, welche anderen Benutzer er per E-Mail über das Update benachrichtigen möchte.
  • Das Blog kann als privat deklariert werden und erfordert dann ein Login.

Natürlich: Das ist immer noch eine sehr reduzierte Form, um online ein Projekt zu managen. Aber viele kleinere Projekte brauchen eigentlich nicht viel mehr, und mancher Projektmitarbeiter ist froh um ein überschaubares Tool ohne viele Gimmicks. Wenn man dann noch ein Plugin für Aufgabenlisten (z.B. Post ToDo) und ein Agenda-Plugin (z.B. Calendar oder Events Calendar) installiert, dann hat man bereits die zentralen Elemente einer Projektmanagement-Plattform zusammen.

WiseMapping: Web-basiertes Mind Mapping Tool

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Wenn man Mind Maps für Denkprozesse im Team nutzt besteht oft das Bedürfnis, diese Mind Maps im Web bereitzustellen und gemeinsam zu bearbeiten. Eine der schönsten Lösungen für diesen Zweck ist MindMeister, doch handelt es sich dabei um eine proprietäre Software. Mit WiseMapping gibt es nun eine Alternative, die sowohl als kostenloser Hosted Service (www.wisemapping.com) als auch als Open-Source-Software für das Self Hosting (www.wisemapping.org) zur Verfügung steht.

WiseMapping basiert auf dem Java-Framework Spring. Auf der Client-Seite kommt nicht etwa Flash, sondern SVG (Scalable Vectorial Graphics) für Firefox und Safari bzw. VML (Vector Markup Language) für Internet Explorer und Opera zum Einsatz. Die Bedienung ist flüssig, und den Funktionsumfang würde ich als “genau richtig” einstufen. Mind Maps können für andere Bearbeiter freigeben werden; das darf man ohne Bedenken tun, denn dank der History kann man jederzeit zu einer früher gespeicherten Version zurückkehren. Mit WiseMapping erstellte Mind Maps können entweder via iFrame in eine Website eingebettet oder in den Formaten SVG, PDF, Freemind oder Image exportiert werden.

WebIssues: Issue Tracker mit Client/Server-Architektur

Screenshot WebIssues (Windows Client)

Seine Name ist fast etwas irreführend: WebIssues ist kein web-basierter Issue Tracker, sondern bietet eine Client/Server-Architektur. Dies bedeutet, dass alle Benutzer (inklusive der Administrator) mit einer Client-Software arbeiten, die entweder unter Windows, Mac OS oder Linux läuft. Nur die Daten werden zentral auf einem Web-Server gespeichert, doch dieser besitzt (abgesehen von einem Installer) kein Interface. Startet man den Client, so verbindet man sich mit einem Server, die Daten werden automatisch synchronisiert. Der Server erfordert PHP sowie eine Datenbank, wobei MySQL, PostgreSQL, Microsoft SQL Server und Firebird unterstützt werden.

Das Konzept ist vor allem dann von Vorteil, wenn man seinen Issue Tracker häufig und intensiv nutzt, denn mit einem Client zu arbeiten geht immer noch flotter als mit einer Web-Oberfläche. Dafür kann man nicht mal rasch von einem anderen Rechner auf die Issues zugreifen, sondern muss zwingend den Client installieren. Einem Kunden, der hie und da einen Bug melden muss, will man dies sicher nicht zumuten. WebIssues empfiehlt sich von daher primär für fixe Teams, die grosse Mengen an Issues erledigen müssen.

Abgesehen von der speziellen Architektur ist WebIssues ein solide ausgestatteter, aber relativ konventioneller Issue Tracker. Pro Issue kann man eine Anzahl von Attributen erfassen, Attachments hinzufügen und Kommentare verfassen. Das System zeichnet automatisch alle Änderungen auf. Hervorzuheben ist die Möglichkeit, pro Projekt unterschiedliche Attribute zu definieren, wobei unterschiedliche Datentypen (z.B. Text, Dropdown, Datum & Uhrzeit) zur Verfügung stehen.

Insgesamt macht WebIssues einen sehr durchdachten Eindruck, die Dokumentation ist ausgesprochen sauber, und die Installation von Server und Client geht problemlos vonstatten. Einzig ein zusätzliches Web-Interface für den Fall der Fälle würde man sich wünschen.

Rebranding: Aus OpenGoo wird Feng Office

Feng Office Logo

Als einen “ugly name” empfinden die Entwickler den Brand ihrer Software OpenGoo heute. Das ist einer der Gründe, warum OpenGoo nun in Feng Office umbenannt wird. Aber es gibt noch weitere Gründe. OpenGoo suggeriert, dass es sich um eine Open-Source-Alternative zu einem Google-Produkt handelt; tatsächlich gibt es aber kein vergleichbares Google-Produkt. Auch waren die beiden unterschiedlichen Brands OpenGoo (die Open Source Software) und Feng Office (das kostenpflichtige SaaS-Angebot auf Basis von OpenGoo) eher verwirrend.

Der Übergang zum neuen Brand wird schrittweise erfolgen. Details sind der offiziellen Ankündigung zu entnehmen.

Einfach und elegant: Dateimanager Mollify

Screenshot: Mollify

Was Mollify leistet, ist rasch beschrieben: Es handelt sich um eine webbasierte Dateiverwaltung. Über ein Interface, das visuell an Mac OS X erinnert, können Dateien hoch- und heruntergeladen werden. Dank einem Rechtekonzept kann man einzelnen Benutzern gezielt nur bestimmte Verzeichnisse zugänglich machen.

Um rasch einem Kunden oder Projektmitarbeiter einige Dateien bereitzustellen, ist Mollify die einfachste und zugleich eleganteste Lösung, die ich kenne. Sie stösst allerdings auch sehr schnell an ihre Grenzen: So kann man weder online Dateien betrachten (oder gar bearbeiten) noch gibt es einen Check-out-Mechanismus, um die zeitgleiche Bearbeitung desselben Dokuments durch verschiedene Personen auszuschliessen. Und als Projektmanagement-Tool taugt Mollify schon gar nicht. Aber eben: Die Kernfunktionalität ist bestechend gut gelöst.

Mollify erfordert PHP 5.2 oder neuer und unterliegt der Eclipse Public Licence (EPL).

OpenGoo in der Version 1.6

OpenGoo Logo

Gemessen am hohen Tempo, mit dem die Entwickler von OpenGoo in der Vergangenheit Updates ausgeliefert haben, hat die Version 1.6 relativ lange gedauert, nämlich gut vier Monate. Von Verbesserungen profitiert hat in diesem Release insbesondere das E-Mail-Modul. Die wichtigsten Neuerungen kurz zusammengefasst:

  • Um die Übersichtlichkeit zu erhöhen können Objekte sowie ganze Workspaces im Spezial-Workspace “Archived Objects” archiviert werden. Im Gegensatz zum Papierkorb bleiben sie dort dauerhaft erhalten, und sie sind ausserdem per Volltextsuche weiterhin auffindbar.
  • Alle Objekte haben einen Ungelesen/Gelesen-Status. Diesen Mechanismus gab es bisher nur für E-Mails. Wird ein Objekt nach dem Lesen geändert, so erhält es wieder den Status “ungelesen”.
  • E-Mail-Konten können von mehreren Benutzern gleichzeitig genutzt werden. Auf diese Weise lassen sich Gruppen-Mailboxen einrichten.
  • E-Mail-Konten können einem Workspace zugewiesen werden. Dadurch werden auch die zugehörigen E-Mail-Nachrichten automatisch diesem Workshop zugewiesen.
  • Das E-Mail-Modul unterstützt Conversations, d.h. Antworten auf eine bestimmte E-Mail werden gruppiert.
  • E-Mail-Attachments können direkt ab der Festplatte des lokalen Rechners erstellt werden. Auch andere E-Mails können als Attachment verschickt werden. Zudem sind Inline-Bilder möglich.
  • Ein spezieller Junk-Ordner sortiert Spam-Mails aus.
  • Der E-Mail-Versand erfolgt im Hintergrund, man kann währenddessen weiterarbeiten.
  • E-Mails können einfach in eine Aufgabe umgewandelt werden.
  • Die E-Mail-Dienste GMail, Hotmail und Yahoo werden mit vorkonfigurierten Einstellungen unterstützt.
  • Der Online-Dokumenten-Editor ist schneller und kompatibler geworden. Zudem können Bilder eingefügt werden. Es ist zu vermuten, dass anstelle des alten FCKEditor dessen Nachfolger CKEditor zum Einsatz kommt.
  • Die Bearbeitung von Workspaces-Berechtigungen ist verbessert worden.
  • Events sind nicht mehr auf einen einzelnen Kalendertag beschränkt.
  • OpenGoo verfügt über eine – wenn auch sehr einfache – Konkurrenzsteuerung in Form einer Warnung, wenn ein anderer User dasselbe Objekt bearbeitet.
  • Die Passwort-Wiederherstellung wurde verbessert.
  • Kontaktdaten können im vCard-Format importiert werden.
  • Der Object Picker (Popup-Fenster zum Verlinken von Objekten) ist nun mit einem Textfilter ausgestattet.

Issue Tracker in MediaWiki integrieren

Screenshot: IssueTracker Extension für MediaWiki

Wikis und Issue Trackers sind zwei unverzichtbare Werkzeuge, wenn man in einer Gruppe an einer Website oder an einer Software arbeitet. Wer MediaWiki nutzt und keinen Issue Tracker mit allen Schikanen braucht, sollte sich die Extension IssueTracker anschauen: Ist sie einmal installiert, so kann man durch blosses Hinzufügen des Tags <issues /> auf jeder beliebigen Wiki-Seite einen Issue Tracker einfügen.

Pro Issue kann man dann einen Titel, einen Text, einen Typ (konfigurierbar), einen Status (konfigurierbar) sowie den verantwortlichen MediaWiki Users erfassen. Das ist nicht eben viel, reicht aber in der Praxis oft aus. Die Liste der Issues kann nach allen Spalten sortiert, gefiltert und durchsucht werden. Ein bestehender Issue kann editiert oder archiviert werden.

Die Installation der Extension erfordert – wie so oft bei MediaWiki-Extensions – etwas Handarbeit: Die Source Files müssen einzeln heruntergeladen werden, und die erforderliche Datenbanktabelle wird per SQL-Skript angelegt. Sodann sind noch einige Known Bugs zu beheben, die kleine Änderungen an den Source Files erfordern. All dies ist aber gut dokumentiert, und es ist die Mühe wert: Schon oft hätte ich mir eine solche Lösung gewünscht, statt von Hand im Wiki To-do-Listen zu pflegen.

Tine 2.0: Schritt für Schritt zur Outlook/Exchange-Alternative

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Tine 2.0 wurde in diesem Blog schon mehrfach vorgestellt. Die auf dem Zend Framework und ExtJS basierende Groupware, die sich vom eGroupware-Projekt abgespalten hat, hat inzwischen wesentliche Fortschritte gemacht. Derzeit stehen folgende Module zur Verfügung (die gezielt für einzelne Benutzergruppen aktiviert oder deaktiviert werden können):

  • Adressbuch (Kontaktverwaltung mit mehreren Adressbüchern)
  • Telefon (Telefonsteuerung, d.h. Anrufe basierend auf Telefonnummern im Adressbuch)
  • Kalender (Agenda)
  • CRM (Lead Management)
  • Aufgaben
  • E-Mail (Verwaltung von IMAP-Konten)
  • VOIP-Manager (Konfiguration von Asterisk-Telefonanlage und Snom-Apparaten)
  • ERP (einfache Verwaltung von Kundenverträgen)
  • Zeiterfassung

Dabei ist zu sagen, dass die meisten dieser Module eine solide Ausstattung aufweisen – nur das ERP-Modul ist noch absolut rudimentär, und der auf der Website angekündigte File Manager existiert noch überhaupt nicht.

Dank dem JavaScript/AJAX Framwork ExtJS verfügt Tine 2.0 über eine gepflegte Benutzeroberfläche, die stark an eine Desktop-Software erinnert (obwohl es sich um eine Web-Applikation handelt). Diese Oberfläche verfügt über einige Funktionen, die mehr oder weniger durchgängig verfügbar sind:

  • Datensätze haben eine Historie, d.h. Änderungen sind zurückverfolgbar
  • Datensätze können mit Tags und Notizen versehen werden
  • Datensätze können als PDF und CSV exportiert werden
  • Datensätze können in der Listenansicht gespeichert werden; Filtereinstellungen können gespeichert werden

Wichtig ist auch die Unterstützung von ActiveSync, so dass Daten zwischen Tine 2.0 und Windows-basierten Mobiltelefonen synchronisiert werden können. Das ganze funktioniert nach dem Push-Prinzip, d.h. neue Daten werden sofort an die mobilen Clients weitergereicht.

Auch wenn ich Tine 2.0 keinem Langzeittest unterzogen habe und die Telefoniefunktionalität nicht beurteilen kann, so macht die Software doch einen sehr guten Eindruck. Dass die Oberfläche entfernt an Outlook Web Access erinnert, ist sicher kein Zufall, denn im Moment bietet Tine 2.0 vor allem Funktionen, für die man typischerweise einen Exchange-Server einsetzt. Die beiden Produkte gleichzusetzen wäre sicher vermessen. Aber nachdem mit dem neuste Release “Leonie”  das Kalender- und das E-Mail-Modul verfügbar ist, könnten Projekt-Teams oder KMUs schon auf die Idee kommen, Tine 2.0 als Groupware-Lösung einzusetzen.