keworks: Groupware für kleine Agenturen auf TYPO3-Basis

Detailansicht einer Aufgabe in keworks

keworks ist eine kleine Groupware-Lösung, die mehrere bestehende TYPO3-Extensions zu einem Werkzeug für kleine Agenturen und ähnliche Unternehmen kombiniert. keworks verwaltet primär Aufgaben und integriert eine Zeiterfassung (Timesheet). Zudem können Termine und Kontakte gespeichert werden, und für den unternehmensinternen Wissensaustausch stehen ein Wiki und ein Forum zur Verfügung. Ein einfaches Reporting-Modul rundet die Lösung ab.

Diverse Teile von keworks wurden schon früher unter dem Namen ke_troubletickets, ke_yac, ke_contacts ke_forum, ke_userregister und dr_wiki im TER veröffentlicht. Für keworks kommen allerdings Premium-Versionen dieser Extensions zum Einsatz, und gewisse Funktionen wie die Zeiterfassung, der Wochenplan und das Reporting-Modul sind ausschliesslich im keworks-Paket verfügbar. In welcher Form keworks erhältlich ist wird auf der Website allerdings nicht klar – da von einer Premium-Version die Rede ist muss man aber davon ausgehen, dass es sich um ein kostenpflichtiges Produkt handelt.

Soweit man dies aufgrund der Demo-Version beurteilen kann ist keworks eine gut integrierte Lösung mit einer praxisorientierten Ausstattung – wer sowieso mit TYPO3 arbeitet wird sich keworks bestimmt anschauen. Im riesigen Markt der Groupware-, Projektmanagement-, Collaboration- und Intranet-Lösungen gibt es allerdings wesentlich leistungsfähigere und konzeptionell modernere Web-Applikationen. Für eine kleine Agentur kann keworks genau das Richtige sein; wenn sich das Geschäft allerdings entwickelt, wird man bald an die Grenzen dieser Lösung stossen.

Tine 2.0: Schritt für Schritt zur Outlook/Exchange-Alternative

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Tine 2.0 wurde in diesem Blog schon mehrfach vorgestellt. Die auf dem Zend Framework und ExtJS basierende Groupware, die sich vom eGroupware-Projekt abgespalten hat, hat inzwischen wesentliche Fortschritte gemacht. Derzeit stehen folgende Module zur Verfügung (die gezielt für einzelne Benutzergruppen aktiviert oder deaktiviert werden können):

  • Adressbuch (Kontaktverwaltung mit mehreren Adressbüchern)
  • Telefon (Telefonsteuerung, d.h. Anrufe basierend auf Telefonnummern im Adressbuch)
  • Kalender (Agenda)
  • CRM (Lead Management)
  • Aufgaben
  • E-Mail (Verwaltung von IMAP-Konten)
  • VOIP-Manager (Konfiguration von Asterisk-Telefonanlage und Snom-Apparaten)
  • ERP (einfache Verwaltung von Kundenverträgen)
  • Zeiterfassung

Dabei ist zu sagen, dass die meisten dieser Module eine solide Ausstattung aufweisen – nur das ERP-Modul ist noch absolut rudimentär, und der auf der Website angekündigte File Manager existiert noch überhaupt nicht.

Dank dem JavaScript/AJAX Framwork ExtJS verfügt Tine 2.0 über eine gepflegte Benutzeroberfläche, die stark an eine Desktop-Software erinnert (obwohl es sich um eine Web-Applikation handelt). Diese Oberfläche verfügt über einige Funktionen, die mehr oder weniger durchgängig verfügbar sind:

  • Datensätze haben eine Historie, d.h. Änderungen sind zurückverfolgbar
  • Datensätze können mit Tags und Notizen versehen werden
  • Datensätze können als PDF und CSV exportiert werden
  • Datensätze können in der Listenansicht gespeichert werden; Filtereinstellungen können gespeichert werden

Wichtig ist auch die Unterstützung von ActiveSync, so dass Daten zwischen Tine 2.0 und Windows-basierten Mobiltelefonen synchronisiert werden können. Das ganze funktioniert nach dem Push-Prinzip, d.h. neue Daten werden sofort an die mobilen Clients weitergereicht.

Auch wenn ich Tine 2.0 keinem Langzeittest unterzogen habe und die Telefoniefunktionalität nicht beurteilen kann, so macht die Software doch einen sehr guten Eindruck. Dass die Oberfläche entfernt an Outlook Web Access erinnert, ist sicher kein Zufall, denn im Moment bietet Tine 2.0 vor allem Funktionen, für die man typischerweise einen Exchange-Server einsetzt. Die beiden Produkte gleichzusetzen wäre sicher vermessen. Aber nachdem mit dem neuste Release “Leonie”  das Kalender- und das E-Mail-Modul verfügbar ist, könnten Projekt-Teams oder KMUs schon auf die Idee kommen, Tine 2.0 als Groupware-Lösung einzusetzen.

OpenGoo 1.2: Konsequente Weiterentwicklung

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Eines muss man den Entwicklern von OpenGoo lassen: Sie ruhen sich nicht auf ihren Lorbeeren aus. Nach der (aus meiner Sicht etwas verfrühten) Veröffentlichung von OpenGoo 1.0 im letzten November wurde bereits anfangs Jahr die deutlich gereifte Version 1.1 freigegeben, und nach weniger als zwei Monaten liegt nun die Version 1.2 mit vielen substantiellen Verbesserungen vor. Details sind dem OpenGoo Blog sowie den Relase Notes zu entnehmen – hier nur die wichtigsten Highlights in Stenogramm-Form:

  • Der Dateimanager kann nun ZIP-Archive direkt auf dem Server erstellen und entpacken. Auf diese Weise kann man eine grössere Anzahl von Dateien in einem einzigen Arbeitsgang hoch- bzw. herunterladen. Zudem wurde eine Kopierfunktion für Dateien eingebaut.
  • Kontakte und Kalenderdaten können nun im CSV- bzw. im iCalendar-Format importiert und exportiert werden.
  • Die Anzahl der frei definierbaren Felder (sog. Custom Properties) ist nun unbeschränkt, und bereits erfasste Einträge in diesen Feldern werden in der Detailansicht besser dargestellt.
  • Tags können endlich sortiert werden (alphabetisch oder nach Anzahl der Objekte pro Tag).
  • Das E-Mail-Modul wurde wesentlich weiterentwickelt. So werden nun SSL-Verbindungen und IMAP-Server unterstützt, E-Mail-Nachrichten können mehreren Workspaces zugewiesen werden, und es sind Kommentare zu Nachrichten möglich.
  • Eine OpenGoo-Installation kann in Zukunft per Knopfdruck aktualisiert werden (so wie man dies beispielsweise von WordPress 2.7 kennt). Natürlich steht diese Funktion nur Administratoren zur Verfügung.
  • Falls man nicht alle Funktionen braucht, so kann man nun alle Module einzeln ein- oder ausblenden. Insbesondere für einfachere Projekte oder für weniger geübte Benutzer macht dies den Umgang mit OpenGoo deutlich einfacher. Zu beachten ist allerdings, dass diese Einstellung global (für alle Workspaces und alle Benutzer) gilt.
  • Der einzelne Benutzer kann nun seine persönlichen Präferenzen wesentlich detaillierter einstellen. Dazu gehört unter anderem auch die Sprache, wobei derzeit ein Dutzend Sprachen zur Auswahl stehen (u.a. auch Deutsch).

Das Update geht übrigens ausgesprochen komfortabel vor sich: Man kopiert ganz einfach alle Files der Version 1.2 über die bestehende Installation und ruft anschliessend /public/upgrade auf, um die Ursprungs- und die Zielversion festzulegen – der Rest geht vollautomatisch.

Fazit: Auch mit diesem Update haben die Entwickler wieder ein gutes Gespür für wirklich wesentliche Features bewiesen. Die Version 1.2 ist ein wichtiger Meilenstein und macht eine bereits sehr gute Software nochmals deutlich besser.

Disclosure: Der Autor dieses Blogs ist Mitglied des OpenGoo-Teams.

Online Collaboration und Project Management mit OpenGoo 1.0

Gerade mal eine Woche ist es her, seit das Entwickler-Team von OpenGoo den Release Candidate 1 freigegeben hatte. In den letzten 7 Tagen folgten zwei weitere Release Candidates, und jetzt liegt die erste finale Version 1.0 des sogenannten Web Office vor. Das Tempo ist beeindruckend, zeugt aber auch von einer gewissen Ungeduld des Teams, nach zwei Jahren Entwicklungszeit endlich eine erste offizielle Version veröffentlichen zu können. Entsprechend ist die Software nicht perfekt, und im offiziellen Forum gibt es noch einige Issues, die bewusst auf die Version 1.1 verschoben wurden. Andererseits hat OpenGoo einen Reifegrad erreicht, der einer Versionsnummer 1.0 angemessen ist.

Am Funktionsumfang hat sich in den letzten Wochen nicht mehr viel geändert – ich verweise hier auf meine beiden früheren Artikel (OpenGoo: Release Candidate 1 zur Version 1.0 veröffentlicht und OpenGoo: Eine vielversprechende Online Collaboration Platform). Es geht mir hier mehr darum, OpenGoo in das Angebot an web-basierten Plattformen für die Projektarbeit einzuordnen.

Wenn man ganz grob klassische Projektmanagement-Tools (mit Gantt-Charts, Budgets, Ressourcen-Planung und Zeiterfassung) und Web-2.0-Tools (im Stil von Basecamp) unterscheidet, dann gehört OpenGoo klar in die zweite Kategorie. Letztlich basiert der Code auf activeCollab, einer ziemlich offensichtlichen Basecamp-Kopie. Allerdings wurde OpenGoo weiterentwickelt und bietet eine Oberfläche, die fast ein bisschen in die Richtung einer Desktop-Applikation weist und zudem intensiven Gebrauch von AJAX macht. Wer häufig und intensiv mit Web-Applikationen arbeitet, wird dies zu schätzen wissen, denn der Submit-Reload-Submit-Rhythmus einer klassischen Website ist auf Dauer sehr ermüdend.

OpenGoo geht auch insofern einen Schritt weiter, als grundlegend neue Funktionen eingebaut wurden. Da wäre zum einen der integrierte Web-Mail-Client zu nennen, zum anderen die Online-Editoren für Rich-Text-Dokumente und einfache Präsentationen. Beide Features sind noch nicht ausgereift, aber durchaus nutzbar, und sie zeigen die Ambitionen des Entwickler-Teams (das übrigens auch noch einen Online-Editor für die Tabellenkalkulation entwickeln will). Hier muss man allerdings vor Illusionen warnen: Bis zu einer ernstzunehmenden Alterantive zu Google Docs ist es noch ein sehr weiter Weg.

Optimierungspotential gibt es auch noch bei der Rechtesteuerung. OpenGoo nutzt ein Konzept, das als Workspace bezeichnet wird. Workspaces können für Projekte, Kunden, Abteilungen oder bliebige andere Strukturen angelegt werden und regeln unter anderem, welcher User Zugriff auf die enthaltenen Informationen hat. Das macht OpenGoo sehr flexibel, andererseits ist das Setzen von Zugriffsrechten nicht immer ganz einfach.

Ein drittes Manko ist das Handbuch. Derzeit gibt es nur das OpenGoo Wiki, das ich mangels einer vernünftigen Dokumentation selbst aufgebaut habe und das heute etwa 80 Prozent der Software beschreibt. Ziel ist es, dieses Wiki zuerst zu vervollständigen und dann auf die offizielle Website von OpenGoo zu überführen. Wer dieses Dokumentationsprojekt unterstützen möchte, ist herzlich willkommen!

Tine 2.0: Erste Version für den produktiven Einsatz

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Die Entwickler von Tine 2.0 haben kürzlich die erste Version ihrer Groupware für den produktiven Einsatz freigegeben. Die Module sind seit Milestone 2 bekannt (vgl. Tine 2.0: Die nächste Generation von eGroupWare?): Nebst einer ausgefeilten Adressverwaltung gibt es ein hübsches CRM-Modul zur Verwaltung von Verkaufsprozessen sowie eine sehr einfach gehaltene Aufgabenliste. Damit ist auch gleich gesagt, für welche Einsatzgebiete sich Tine eignet: Es ist ein CRM-Tool, während viele andere Funktionen einer Groupware noch vollständig fehlen. Aber das, was bereits vorhanden ist, hinterlässt einen guten Eindruck – nicht zuletzt dank der Benutzeroberfläche, die intensiv von AJAX Gebrauch macht und eine klassische Rich Internet Application darstellt. (Die gepflegte Oberfläche verdankt Tine übrigens dem JavaScript-Framework Ext JS, das auch bei OpenGoo zum Einsatz kommt.)

Chandler – ein erster Eindruck

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Für einen Berater und Projektleiter ist organisieren das täglich› Brot. Groupware und Software zur Selbstorganisation interessieren mich deshalb schon von Berufs wegen, und ich habe inzwischen eine stattliche Anzahl solcher Tools gesehen. Bisher nicht begegnet bin ich jedoch Chandler – und aufgrund des ersten Eindrucks scheint es mir, dass wir es hier mit einer sehr speziellen Lösung zu tun haben, die einen Praxistest verdient.

Chandler besteht zunächst aus einer in Python programmierten Desktop-Software, die für Windows, Mac OS und Linux verfügbar ist. Auf den ersten Blick handelt es sich um eine eher einfache Kombination aus Kalender, Aufgabenliste und E-Mail-Client. Die Daten werden aber nicht nur lokal gespeichert, sondern können über den Chandler Server (auch Cosmo genannt) synchronisiert und publiziert werden. Der Chandler Server – und das macht die Sache noch interessanter – versteht sich nicht nur mit dem Chandler Desktop, sondern auch mit Apple iCal, Mozilla Sunbird/Lightning sowie Evolution. Zudem muss man nicht zwingend einen Chandler Server aufsetzen, um Daten zu synchronisieren und zu publizieren, sondern kann auch WebDAV nutzen oder ein Konto auf dem Chandler Hub anlegen.

Mein Buchgefühl sagt mir, dass dies eine spannende Sache werden könnte, zumal hinter Chandler (bzw. der Open Source Applications Foundation) zwei führende Mitglieder der Mozilla Foundation stehen. Aber warten wir mal den Selbstversuch ab…

TikiWiki: Definitiv mehr als «nur» ein Wiki

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TikiWiki gehört zu den häufig genannten Wiki-Produkten im Open-Source-Umfeld. Es lässt sich auf einem klassischen LAMP-Hosting-Account problemlos installieren, läuft aber auch in einer Microsoft-Umgebung mit IIS und SQL-Server, solange PHP verfügbar ist.

Bereits die Grösse des Downloads (entpackt rund 35 MByte) lässt erahnen, dass TikiWiki ein mächtiges System ist, und der Eindruck bestätigt sich, sobald man sich in den Admin-Bereich einloggt: Die Fülle an Features und ihre Konfigurationsmöglichkeiten ist – je nach dem, was man sucht – beeindruckend bis erschlagend. TikiWiki ist deshalb nur dem Namen nach ein Wiki:

«TikiWiki CMS/Groupware is one of the most feature-rich CMS software packages in the World. Unlike other open source projects that ship only a small set of features and encourage 3rd party Add-ons, the Tiki community has chosen to include a very large number of features in the main code base, which helps to ensures that – unlike other projects – when you upgrade, your features will not get broken. It also permits tight integration of the various features and makes it easier for content re-use.»

Betrachtet man TikiWiki unter dem Aspekt einer Groupware, so ist es sicher gut geeignet, um ein Portal, Intranet oder Extranet für ein Unternehmen, eine Organisation, ein Projekt-Team oder eine Community aufzubauen. Wiki, Blog, Forum, Bugtracker, Bildergalerie, FAQ, Chat, Newsletter, Polls, Web-Mail, Kalender, Aufgabenliste – es gibt kaum eine Funktionalität, die TikiWiki nicht abdecken könnte, und dank einer ausgefeilten Rechtesteuerung kann man den Zugriff auf die einzelnen Bereiche und Funktionen gut regulieren.

Allerdings wirkt die Benutzeroberfläche trotz vieler attraktiver Themes (realisiert über austauschbare CSS Style Sheets und die Smarty Template Engine) ziemlich traditionell und technisch. Wer also eine einfache Lösung sucht, die sich den Benutzern (und den Administratoren) ohne lange Einarbeitung erschliesst, sollte eher nicht zu TikiWiki greifen, das bezüglich Komplexität in der Liga von Drupal, TYPO3 oder eGroupware spielt. Wer den Aufwand nicht scheut erhält mit TikiWiki hingegen ein leistungsfähiges, flexibles und performantes System, hinter dem eine aktive Community steht.

Tine 2.0: Die nächste Generation von eGroupWare?

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eGroupWare ist eine der bekanntesten Groupware-Lösungen im Open-Source-Bereich. Sie verfügt über eine grosse Entwicklergemeinde und eine Vielzahl von Installationen. Meiner persönlichen Meinung nach ist die Software allerdings vergleichsweise heterogen und mit Funktionen überladen, was sich negativ auf die Usability auswirkt. Die Ankündigung, dass eine datenkompatible, aber von Grund auf neu programmierte Version 2.0 mit einer zeitgemässen Benutzeroberfläche in Entwicklung sei, hat deshalb spontan mein Interesse geweckt.

Inzwischen hat sich das Entwickler-Team von eGroupWare 2.0 allerdings mit den übrigen Entwicklern überworfen (oder umgekehrt), jedenfalls wird die Software nun unter dem Namen Tine 2.0 unabhängig von eGroupWare weiterentwickelt. Ob dies nun zum Vor- oder zum Nachteil des Projekts ist, kann man zum heutigen Zeitpunkt schwer beurteilen: Tine 2.0 wird sich dadurch freier entfalten und Altlasten hinter sich lassen können, dafür wird die Migration von eGroupWare 1.x auf Tine 2.0 schwieriger werden. Jedenfalls ist Tine bereits der zweite Fork in der Geschichte dieser Software, denn eGroupWare hatte sich seinerseits im Jahr 2003 aus phpGroupeWare abgespalten.

Zum heutigen Zeitpunkt ist der Milestone 2 in der Roadmap von Tine 2.0 erreicht. Verglichen mit dem riesigen Funktionsumfang von eGroupWare ist noch praktisch keine Funktionalität vorhanden – erst die Kontaktverwaltung, das CRM-Modul und eine einfache Task-Liste sind implementiert. Das Interface ist allerdings unvergleichlich moderner, arbeitet im Fullscreen-Modus und fühlt sich an wie eine Desktop-Applikation. Insofern darf man sehr gespannt sein, wie sich das Projekt entwickelt – und ein Blick auf die Demo-Installation lohnt sich schon heute.

Sunbird & Lightning: Die Mozilla-Kalender

Aus der Internet Suite Netscape Communicator sind nicht nur der Web-Browser Firefox und das E-Mail-Programm Thunderbird herausgewachsen, sondern auch ein Kalender namens Sunbird. Wie die aktuelle Versionsnummer 0.3 andeutet, hat er noch nicht denselben Reifegrad erreicht wie Firefox und Thunderbird. Trotzdem ist Sunbird ein interessanter Ansatz, unterstützt er doch das standardisierte iCalendar-Format, das auch Apple iCal benutzt. Seit kurzem gibt es Sunbird auch in Form eines Thunderbird-Plugins namens Lightning, welches dann Sinn macht, wenn man Meeting-Einladungen per Mail verschicken und empfangen möchte und bereits Thunderbird als Mail-Client benutzt. Wie das Calendar Weblog zeigt, sind die Entwickler im Moment vor allem mit Bugfixing beschäftigt, für Januar 2007 stellen sie aber die Version 0.5 in Aussicht.