Dinge gebacken kriegen

7. Juli 2007 | Tim Springer

“Vorausdenken? Wir haben ja kaum Zeit um nachzudenken!”

Sich nicht vom Daily Business auffressen lassen! Planen, statt nur reagieren! Das Dringliche vom Wichtigen unterscheiden! Fokussieren und Prioritäten setzen! – Leere Worte, wenn alles zeitkritisch ist, Ressourcen knapp sind und sich die Mailbox schneller füllt, als man lesen kann.

Irgendwann kommt man zur Erkenntnis: So kann es nicht weitergehen. Und ohne zu negieren, dass es externe Faktoren gibt, die man so leicht nicht ändert: Man kann sich zumindest selbst besser organisieren.

image

Eine der populärsten Methoden des Selbst-Managements ist GTD (Getting Things Done) von David Allen. Auch wenn ich ein gesundes Misstrauen gegenüber einfachen Lösungen für komplexe Probleme habe (besonders wenn diese Lösungen ein ® hinter dem Namen tragen), so finde ich gewisse Ansätze bedenkenswert. Kombiniert mit meinen eigenen Erfahrungen habe ich 10 simple, alltagstaugliche Regeln erstellt, die ich hiermit als die DGK (Dinge gebacken kriegen) Methode etablieren möchte:

  1. Schreibe Termine und Aufgaben konsequent auf, um Dein Hirn zu entlasten. Führe zu diesem Zweck eine (1) Agenda und eine (1) Aufgabenliste.
  2. Trage bei komplexen bzw. langfristigen Projekten nicht jede einzelne Aufgabe in Deine Aufgabenliste ein, sondern immer nur den jeweils nächsten Schritt. Überlege Dir beim Abschluss jeder Aufgabe, was der nächste Schritt sein soll.
  3. Benutze je eine (1) physische und eine (1) elektronische Eingangsbox. Alle neuen Pendenzen wandern zunächst in die Eingangsbox. Am Ende des Tages müssen alle Pendenzen entweder erledigt oder in die Aufgabenliste eingetragen und die beiden Boxen leer sein.
  4. Halte Dich nicht damit auf, Prioritäten für Aufgaben zu definieren. Entscheide lediglich, wann eine Aufgabe erledigt werden muss: sofort, heute, diese Woche, irgendwann oder nie. Strukturiere Deine Aufgabenliste (und ggf. Dein Ablagesystem) entsprechend. Sorge dafür, dass die Aufgaben für diese Woche oder irgendwann nicht in Dein Blickfeld kommen, wenn Du die Aufgaben für heute durchgehst. 
  5. Aufgaben, die delegiert werden können/müssen, haben Vorrang.
  6. Aufgaben, die höchstens 2 Minuten beanspruchen, werden sofort erledigt.
  7. Gehe Agenda und Aufgabenliste täglich einmal durch und nimm wo nötig Anpassungen vor. Damit ist sichergestellt, dass nichts vergessen geht.
  8. Reserviere Dir 1 Stunde pro Woche, um zu archivieren, was momentan nicht mehr gebraucht wird, und um wegzuwerfen, was nie mehr gebraucht wird.
  9. Do one thing at a time. Sei konzentriert und bring eine Sache möglichst in einem Schritt zu Ende.
  10. Reduziere wo immer möglich die Anzahl der E-Mails, die Du erhältst, indem Du a) selbst nur dann Mails schreibst, wenn es sinnvoll ist, b) überflüssige Newsletters und Reminders abbestellst, c) nur in grösseren Zeitintervallen Dein Mail-Programm startest und dadurch der Versuchung widerstehst, auf jede Mail sofort zu antworten.

Ein paar Links zum Thema:

1 Kommentar

  1. Pingback von Weitblick » Blog Archive » 5 Möglichkeiten, was man mit einer E-Mail tun kann/soll

    […] Ergänzend zu meiner DGK-Methode hier noch ein einprägsames Schema, das ich bei Merlin Mann ausgeliehen habe und das illustriert, was man mit E-Mails tun muss, wenn man den täglichen Kampf gegen die Mail-Flut gewinnen möchte. Abgelegt unter Digital Moleskine Trackback-URL: https://www.workshop.ch/weitblick/wp-trackback.php?p=598 Kommentare als RSS-Feed del.icio.us Digg it Earthlink Furl ma.gnolia Mister Wong […]


Kommentar verfassen

Spam Karma 2