OpenGoo 1.5: Unspektakuläre, aber konsequente Weiterentwicklung

OpenGoo 1.5 Screenshot - E-Mail-Modul

Schon wieder liegt ein Update für OpenGoo vor: Die Version 1.5 bringt einmal mehr eine ganze Reihe von Verbesserungen, die einzeln nicht weltbewegend sein mögen, in ihrer Summe aber die ambitionierte Projekt-Management-Software wieder einen grossen Schritt vorwärts bringen.

E-Mail

  • Das E-Mail-Modul wurde qualitativ verbessert, indem zahlreiche Probleme beim Mail-Abruf von IMAP- und POP3-Servern behoben wurden. Als Konsequenz daraus wurde das Modul aus dem Beta-Stadium entlassen und der entsprechende Vermerk entfernt.
  • In OpenGoo gespeicherte Dokumente können nun als Mail-Attachment verschickt werden – alle anderen Objekttypen in Form eines Links.
  • Das E-Mail-Modul bietet neu eine frei definierbare Signatur pro E-Mail-Account und eine automatische Sicherungsfunktion für E-Mail-Entwürfe.

Drag and Drop

  • Objekte können per Drag and Drop in einen anderen Workspace verschoben werden; bisher mussten hierfür die Objekteigenschaften aufgerufen und editiert werden.
  • Auch das Tagging funktioniert neu per Drag and Drop: Objekte werden einfach in der linken Spalte auf den gewünschten Tag gezogen um diesen zuzuweisen.
  • Daten von Events, Aufgaben oder Milestones können ebenfalls durch Verschieben der entsprechenden Objekte im Kalender geändert werden.

Weitere Verbesserungen

  • Die bisher nur sehr rudimentären Gruppenrechte wurden erweitert: Neu kann der Zugriff auf Workspaces nicht nur auf Ebene User, sondern auch auf Ebene User Group gewährt werden.
  • In Templates können nun Parameter definiert werden, die erst beim Anlegen eines Objekts ausgefüllt werden. Diese Parameter können Texte oder Daten umfassen.
  • Auch Events und Web-Links können nun mehreren Workspaces gleichzeitig zugeordnet sein. Damit sind Milestones und Tasks die letzten Objekttypen, die immer nur einem einzelnen Workspace zugewiesen werden können.
  • Events und Tasks können nun als Serien angelegt werden. Dadurch werden sie im Intervall von Tagen, Wochen, Monaten oder Jahren automatisch wiederholt, bis eine vorgegebene Anzahl Wiederholungen oder ein vorgegebenes Enddatum erreicht wird.
  • Der Toolbar in den Modulen “Kalender” und “E-Mail” wurde verbessert.
  • Im Kalender werden nun Anfangs- und Endzeit eines Events angezeigt. Zudem kann nicht nur der Startzeitpunkt, sondern auch die Dauer eines Events direkt mit der Maus verändert werden.
  • Die Anzeige von Subscribers eines Objekts (d.h. Personen, die bei Updates automatisch benachrichtigt werden) erfolgt nun mit Bild (ist dafür aber entsprechend platzintensiv).
  • Optimierung im Bereich Sicherheit (z.B. optionale Passwortabfrage beim Zugriff auf den Administrationsbereich; Logging der IP-Adressen; Zugriff auf Time-Modul kann pro User gesperrt werden).
  • Der Administrator kann Standardeinstellungen für die Kontokonfiguration definieren (die so lange gelten, bis der Benutzer sie selbst ändert).
  • Der Papierkorb kann nun manuell geleert werden.

OpenGoo 1.4.1 bringt Custom Reports und Custom Properties

Die neuste Version 1.4.1 der Groupware-Lösung OpenGoo bringt als wesentlichen Neuerungen Custom Reports und Custom Properties sowie diverse Bug Fixes.

Custom Reports

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Endlich ist das Reporting-Modul aus seinem Dornröschenschlaf erwacht: Das Register “Reporting” gab es ja schon länger, nur war dort keine konkrete Funktionalität zu finden. Nun jedoch steht ein mächtiges Reporting-Tool zur Verfügung, mit dem man Reports für alle Objekttypen frei definieren und speichern kann. Für jeden Report lassen sich folgende Parameter festlegen:

  • Für welchen Objekttyp soll ein Report erstellt werden (z.B. Documents, Companies, Tasks)?
  • Welche Felder dieses Objekttyps sollen im Report ausgewiesen werden (und welche nicht)?
  • Nach welchem Feld soll die Liste sortiert werden? (Leider ist hier immer nur 1 Feld erlaubt.)
  • Nach welchen Kriterien (sog. Conditions) soll die Liste gefiltert werden? (Hier können beliebig viele Kriterien kombiniert werden.)

Custom Properties

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Custom Properties – also individuell nutzbare Felder für spezielle Eigenschaften eines Objekts – gibt es in OpenGoo eigentlich schon lange. Sie waren bisher aber als simple Name/Wert-Paare gelöst, die jeder Benutzer nach eigenem Gutdünken befüllen konnte (oder auch nicht).

Neu können Administratoren Custom Properties vordefinieren. Unser Beispiel zeigt, wie ein Custom Property für den Objekttyp “Company” angelegt wird (Screenshot unten) und wie das Feld dann für normale Benutzer in der Detailansicht einer Company erscheint (Screenshot oben). Die alten Custom Properties (Name/Value) sind aus Kompatibilitätsgründen weiterhin vorhanden.

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Kontexthilfe

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Mit der neusten Version wurde eine grundlegend neue Online-Hilfe eingeführt: Statt der Online-Dokumentation im rechten Frame (die nie mit brauchbaren Informationen bestückt worden war) gibt es nun individuelle Hilfetexte direkt im Arbeitsbereich. Erfahrende Benutzer können die Hilfetexte wegklicken und sparen so Platz. Die Idee scheint mir gut, allerdings ist sie bisher nur sehr punktuell umgesetzt (v.a. im Dashboard).

Weitere Verbesserungen

  • Die Benachrichtigungs-Mails, welche vom System verschickt werden, zeigen nun mehr Informationen und sind in der Sprache der Benutzer gehalten. Sie können zudem über einen Cron Job verschickt werden.
  • Dokumente müssen nicht zwingend hochgeladen werden, sondern können auch als externer Link in OpenGoo hinterlegt werden.
  • Die Lokalisierungsoptionen wurden verbessert: So kann man nun das Datumsformat wählen, den ersten Wochentag bestimmen (Montag oder Sonntag) und die Kalenderwoche anzeigen lassen. Ausserdem werden nun die Zeitzonen korrekt gehandhabt.
  • Der Administrator kann im Detail festlegen, welche Anforderungen Passwörter erfüllen müssen (im Administrationsbereich unter Configuration).

Die aktuellste Version von OpenGoo trägt die Nummer 1.4.1; sie enthält einige Bugfixes, welche in der kurz zuvor freigegebenen Version 1.4 entdeckt wurden. Das Upgrade kann wie üblich manuell oder über die im Administrationsbereich integrierte vollautomatische Upgrade-Funktion erfolgen (anschliessend Browser-Cache löschen).

CiviCRM: Customer Relationship Management für Non-Profit-Organisationen

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Wenn der obige Screenshot aussieht wie Drupal, dann ist das kein Zufall: CiviCRM ist nämlich keine eigenständige Software, sondern ein Modul, das man wahlweise in Drupal oder Joomla installieren kann. Es handelt sich um ein CRM-System, das sich insbesondere für Non-Profit-Organisationen (NPOs) bzw. Nicht-Regierungs-Organisationen (NGOs) eignet. CiviCRM erlaubt es nicht nur, die Adressen von Mitgliedern, Helfern und Spendern zu verwalten, sondern speichert auch alle Kontaktaufnahmen mit diesen Personen und führt Buch über Spendengelder.

image Für die vielen Vereine, die solche Daten bisher in Excel-Sheets verwaltet haben, ist CiviCRM sicher eine spannende Alternative – aber auch grosse Organisationen wie Amnesty International oder die Wikimedia Foundation sollen mit CiviCRM arbeiten. Wer sich selbst ein Bild machen möchte, findet Demo-Installationen für die Drupal-Version und für die Joomla-Version

Kimai: Timesheet mit Potential

Kimai Timesheet

Kimai ist eine web-basierte Software zur Zeiterfassung – Timesheet oder Timetracker nennt man dies auf Neudeutsch. Die Benutzung ist selbsterklärend: Man wählt einen Kunden, ein Projekt und eine Tätigkeit, klickt auf den Startknopf oben rechts, und schon zählt Kimai die Sekunden, Minuten und Stunden, die man für diese Aufgabe aufwendet. Normalerweise arbeitet man ausschliesslich in der oben gezeigten Ansicht; als Administrator hat man zusätzlich das Admin-Panel zur Verfügung, wo man vor allem Kunden, Projekte und Tätigkeiten verwaltet sowie Benutzer und Benutzergruppen anlegt. Abgerundet wird der positive Eindruck durch eine gepflegte Benutzeroberfläche, die visuell ans Apple-Design erinnert und dank AJAX angenehm flüssig bedienbar ist.

So weit, so gut. Was ich allerdings in der aktuellen Version 0.8.0.732 nicht gefunden habe ist die versprochene Möglichkeit, zwecks Abrechnung der erbrachten Leistungen einen Report für einen bestimmten Kunden zu erstellen – und darum geht es wohl bei einer solchen Software. Diskutabel ist ferner das Konzept, dass Tätigkeiten immer global sind, also nicht pro Projekt oder Kunde definiert werden können. Zumindest unklar ist ferner, welchen Zweck die Benutzergruppen erfüllen, zumal sie keine Parameter besitzen. Und ganz offensichtlich ist Kimai noch nicht mit Firefox kompatibel – ziemlich seltsam für eine Open Source Software…

Fazit: Kimai hat Potential, das es allerdings noch auszuschöpfen gilt.

TaskFreak: Geradliniger Task-Manager

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Ähnlich wie das früher vorgestellte Tracks ist TaskFreak eine web-basierte Todo-Liste nach dem Getting-Things-Done-Prinzip. Aufgaben können einem Projekt und einem Kontext zugewiesen sowie mit Prioritäten und Terminen versehen werden. TaskFreak kann auch von mehreren Personen gleichzeitig benutzt werden: In diesem Zusammenhang können Aufgaben anderen Personen zur Erledigung zugewiesen oder auch als privat gekennzeichnet werden.

TaskFreak ist sehr übersichtlich und – dank AJAX – flüssig zu handhaben. Technisch basierte es auf PHP sowie auf MySQL oder SQLite. Der Code ist gemäss GPL frei nutzbar.

OpenGoo 1.2: Konsequente Weiterentwicklung

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Eines muss man den Entwicklern von OpenGoo lassen: Sie ruhen sich nicht auf ihren Lorbeeren aus. Nach der (aus meiner Sicht etwas verfrühten) Veröffentlichung von OpenGoo 1.0 im letzten November wurde bereits anfangs Jahr die deutlich gereifte Version 1.1 freigegeben, und nach weniger als zwei Monaten liegt nun die Version 1.2 mit vielen substantiellen Verbesserungen vor. Details sind dem OpenGoo Blog sowie den Relase Notes zu entnehmen – hier nur die wichtigsten Highlights in Stenogramm-Form:

  • Der Dateimanager kann nun ZIP-Archive direkt auf dem Server erstellen und entpacken. Auf diese Weise kann man eine grössere Anzahl von Dateien in einem einzigen Arbeitsgang hoch- bzw. herunterladen. Zudem wurde eine Kopierfunktion für Dateien eingebaut.
  • Kontakte und Kalenderdaten können nun im CSV- bzw. im iCalendar-Format importiert und exportiert werden.
  • Die Anzahl der frei definierbaren Felder (sog. Custom Properties) ist nun unbeschränkt, und bereits erfasste Einträge in diesen Feldern werden in der Detailansicht besser dargestellt.
  • Tags können endlich sortiert werden (alphabetisch oder nach Anzahl der Objekte pro Tag).
  • Das E-Mail-Modul wurde wesentlich weiterentwickelt. So werden nun SSL-Verbindungen und IMAP-Server unterstützt, E-Mail-Nachrichten können mehreren Workspaces zugewiesen werden, und es sind Kommentare zu Nachrichten möglich.
  • Eine OpenGoo-Installation kann in Zukunft per Knopfdruck aktualisiert werden (so wie man dies beispielsweise von WordPress 2.7 kennt). Natürlich steht diese Funktion nur Administratoren zur Verfügung.
  • Falls man nicht alle Funktionen braucht, so kann man nun alle Module einzeln ein- oder ausblenden. Insbesondere für einfachere Projekte oder für weniger geübte Benutzer macht dies den Umgang mit OpenGoo deutlich einfacher. Zu beachten ist allerdings, dass diese Einstellung global (für alle Workspaces und alle Benutzer) gilt.
  • Der einzelne Benutzer kann nun seine persönlichen Präferenzen wesentlich detaillierter einstellen. Dazu gehört unter anderem auch die Sprache, wobei derzeit ein Dutzend Sprachen zur Auswahl stehen (u.a. auch Deutsch).

Das Update geht übrigens ausgesprochen komfortabel vor sich: Man kopiert ganz einfach alle Files der Version 1.2 über die bestehende Installation und ruft anschliessend /public/upgrade auf, um die Ursprungs- und die Zielversion festzulegen – der Rest geht vollautomatisch.

Fazit: Auch mit diesem Update haben die Entwickler wieder ein gutes Gespür für wirklich wesentliche Features bewiesen. Die Version 1.2 ist ein wichtiger Meilenstein und macht eine bereits sehr gute Software nochmals deutlich besser.

Disclosure: Der Autor dieses Blogs ist Mitglied des OpenGoo-Teams.

OpenGoo 1.1 mit Detailverbesserungen und Bugfixes

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Knapp zwei Monate nach der Version 1.0 haben die Entwickler von OpenGoo die Version 1.1 nachgeschoben. Sie bringt einerseits Detailverbesserungen in diversen Punkten, andererseits wurden diverse Fehler eliminiert. Die wichtigsten Neuerungen in Stichworten:

  • image Objekte werden nicht mehr direkt gelöscht, sondern in einen Papierkorb (realisiert als Pseudo-Workspace) verschoben, von wo sie ggf. wiederhergestellt werden können
  • Objekte haben neu eine ID, nach der auch gesucht werden kann
  • Kontakte können aus einer Textdatei im CSV-Format importiert werden
  • neues Register "Time" für die Zeiterfassung
  • Quick-Edit-Funktion für Tasks (Task-Eigenschaften können direkt in der Listenansicht bearbeitet werden statt für jeden Task die Detailansicht aufrufen zu müssen)
  • Webservices API, über welche die Daten in OpenGoo für andere Applikationen zugänglich sind
  • Verbesserungen bezüglich Usability und Performance

Feng Office: OpenGoo mit professionellem Support

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Unter dem Namen Feng Office kann man OpenGoo (vgl. Online Collaboration und Project Management mit OpenGoo 1.0) seit kurzem auch mit professionellem Support nutzen. Hinter dem neuen Unternehmen stehen Mitglieder des OpenGoo-Teams, welche kostenpflichtige Services rund um das freie Web Office anbieten.

Zu unterscheiden ist zwischen Feng Office Online (Hosting auf den Servern von Feng Office = Software as a Service SaaS) und Feng Office Onsite (Hosting auf den Servern des Kunden, Support durch Feng Office). Der Funktionsumfang der Software ist bei allen Preisplänen identisch, der Unterschied liegt einzig bei der Anzahl der User, die bei allen Standard-Preisplänen limitiert ist. Die Tarife sind – wenn man es etwa mit Basecamp vergleicht – eher hoch.

Das Open-Source-Projekt OpenGoo bleibt davon unberührt: Die Software wird weiterhin unter einer Open-Source-Lizenz angeboten und ist nach wie vor kostenlos. Wer also nicht auf professionellen Support angewiesen ist, kann OpenGoo weiterhin unter den bisherigen Bedingungen nutzen. Details sind im OpenGoo-Blog nachzulesen.

Disclosure: Der Autor dieses Blogs ist Mitglied des OpenGoo-Projekt-Teams, aber in keiner Weise mit Feng Office verbunden.

osTicket: Ein System für den web-basierten Kunden-Support

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osTicket ist ein System zur Verwaltung von Kundenanfragen (engl. Tickets). Für die Kunden steht ein einfaches Support-Formular zur Verfügung, über das sie ihr Anliegen an den Kundendienst senden. Dieser hat ein leistungsfähiges Backend, um diese Anfragen zu beantworten (ggf. unter Zuhilfenahme von definierbaren Textbausteinen) oder intern weiterzuleiten. Der Kunde erhält die Antwort per E-Mail; sollte er darauf antworten, so wird aufgrund der automatisch generierten Ticket-ID der Mail-Verkehr automatisch dem ursprünglichen Ticket zugeordnet.

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osTicket ist eine gut konzipierte Lösung mit einer zweckmässigen Oberfläche und vielen Konfigurationsoptionen. Die Installation ist problemlos, für die Konfiguration der E-Mail-Einstellungen sollte man allenfalls einen Blick ins Wiki werfen. Wer ein bisschen Erfahrung mit der Installation von PHP/MySQL-Applikationen auf einem Webserver hat, kommt mit osTicket kostenlos zu einem soliden Ticket-System, das unter der GNU General Public Licence (GPL) steht. Wer dagegen gerne auf das Know-how der Entwickler zurückgreift, kann gegen Entgelt einen Support-Vertrag abschliessen.

Online Collaboration und Project Management mit OpenGoo 1.0

Gerade mal eine Woche ist es her, seit das Entwickler-Team von OpenGoo den Release Candidate 1 freigegeben hatte. In den letzten 7 Tagen folgten zwei weitere Release Candidates, und jetzt liegt die erste finale Version 1.0 des sogenannten Web Office vor. Das Tempo ist beeindruckend, zeugt aber auch von einer gewissen Ungeduld des Teams, nach zwei Jahren Entwicklungszeit endlich eine erste offizielle Version veröffentlichen zu können. Entsprechend ist die Software nicht perfekt, und im offiziellen Forum gibt es noch einige Issues, die bewusst auf die Version 1.1 verschoben wurden. Andererseits hat OpenGoo einen Reifegrad erreicht, der einer Versionsnummer 1.0 angemessen ist.

Am Funktionsumfang hat sich in den letzten Wochen nicht mehr viel geändert – ich verweise hier auf meine beiden früheren Artikel (OpenGoo: Release Candidate 1 zur Version 1.0 veröffentlicht und OpenGoo: Eine vielversprechende Online Collaboration Platform). Es geht mir hier mehr darum, OpenGoo in das Angebot an web-basierten Plattformen für die Projektarbeit einzuordnen.

Wenn man ganz grob klassische Projektmanagement-Tools (mit Gantt-Charts, Budgets, Ressourcen-Planung und Zeiterfassung) und Web-2.0-Tools (im Stil von Basecamp) unterscheidet, dann gehört OpenGoo klar in die zweite Kategorie. Letztlich basiert der Code auf activeCollab, einer ziemlich offensichtlichen Basecamp-Kopie. Allerdings wurde OpenGoo weiterentwickelt und bietet eine Oberfläche, die fast ein bisschen in die Richtung einer Desktop-Applikation weist und zudem intensiven Gebrauch von AJAX macht. Wer häufig und intensiv mit Web-Applikationen arbeitet, wird dies zu schätzen wissen, denn der Submit-Reload-Submit-Rhythmus einer klassischen Website ist auf Dauer sehr ermüdend.

OpenGoo geht auch insofern einen Schritt weiter, als grundlegend neue Funktionen eingebaut wurden. Da wäre zum einen der integrierte Web-Mail-Client zu nennen, zum anderen die Online-Editoren für Rich-Text-Dokumente und einfache Präsentationen. Beide Features sind noch nicht ausgereift, aber durchaus nutzbar, und sie zeigen die Ambitionen des Entwickler-Teams (das übrigens auch noch einen Online-Editor für die Tabellenkalkulation entwickeln will). Hier muss man allerdings vor Illusionen warnen: Bis zu einer ernstzunehmenden Alterantive zu Google Docs ist es noch ein sehr weiter Weg.

Optimierungspotential gibt es auch noch bei der Rechtesteuerung. OpenGoo nutzt ein Konzept, das als Workspace bezeichnet wird. Workspaces können für Projekte, Kunden, Abteilungen oder bliebige andere Strukturen angelegt werden und regeln unter anderem, welcher User Zugriff auf die enthaltenen Informationen hat. Das macht OpenGoo sehr flexibel, andererseits ist das Setzen von Zugriffsrechten nicht immer ganz einfach.

Ein drittes Manko ist das Handbuch. Derzeit gibt es nur das OpenGoo Wiki, das ich mangels einer vernünftigen Dokumentation selbst aufgebaut habe und das heute etwa 80 Prozent der Software beschreibt. Ziel ist es, dieses Wiki zuerst zu vervollständigen und dann auf die offizielle Website von OpenGoo zu überführen. Wer dieses Dokumentationsprojekt unterstützen möchte, ist herzlich willkommen!